Import & Export

DATEV-Export, Kundendaten-Import, Shop-Anbindung und WineOffice-Migration — alle Datenschnittstellen in VinoPro erklärt.

Vor jedem Import: Checkliste

Vor größeren Datenimporten immer diese drei Schritte durchführen:

1. Datensicherung erstellen – Verwaltung → Datensicherung – damit lässt sich ein fehlgeschlagener Import vollständig rückgängig machen
2. Zeichensatz der Importdatei prüfen – CSV-Dateien müssen im Zeichensatz UTF-8 oder Windows-1252 (ANSI) vorliegen. Der falsche Zeichensatz führt zu Zeichenfehlern bei Umlauten (ä, ö, ü). Im Zweifel die Datei in einem Texteditor (z. B. Notepad++) öffnen und den Zeichensatz kontrollieren.
3. Testmenge zuerst importieren – Bei großen Dateien zunächst die ersten 10–20 Zeilen importieren, das Ergebnis prüfen und erst dann den vollständigen Import starten.

Exporte

DATEV-Export (Steuerberater)

Zweck: Buchungsdaten an den Steuerberater/die Buchhaltung übermitteln.

Was wird exportiert:

• Ausgangsrechnungen (Debitoren)
• Zahlungseingänge
• Erlöskonten, Gegenkonten
• USt-Kennzeichen

So geht’s:

1. Menü → Export → DATEV
2. Zeitraum wählen (Monat / Quartal / Jahr)
3. Exportformat bestätigen
4. Datei speichern (üblicherweise auf USB oder per E-Mail an Steuerberater)

Lexware-Export

Zweck: Buchungsdaten für Lexware-Buchhaltungssoftware.

1. Menü → Export → Lexware
2. Zeitraum und Buchungskreis wählen
3. CSV-Datei wird erzeugt
4. In Lexware importieren: Datei → Import → Buchungen

FIBU-Schnittstelle (allgemein)

Neben DATEV und Lexware werden weitere Buchhaltungsformate unterstützt:

Gemeinsamer Ablauf:

1. Menü → Export → FIBU-Schnittstelle
2. Zielformat wählen
3. Zeitraum festlegen
4. Buchungskreis / Kontenrahmen prüfen
5. Export ausführen → Datei speichern

Artikel-Umsatzexport

Zweck: Umsatzstatistik je Artikel für externe Auswertung (z.B. Excel).

1. Menü → Auswertungen → Artikel-Umsatz → Export
2. Zeitraum und Artikelgruppe wählen
3. CSV-Datei wird erzeugt

Tourenplandaten exportieren

Zweck: Tourendaten für Navigationsgeräte oder externe Routenplanung.

1. Tourenplanung öffnen
2. Tour zusammenstellen
3. Export-Button → CSV mit Adressen und Reihenfolge

Importe

Kundendaten-Import

Zweck: Kunden aus externer Quelle (Excel, CSV) übernehmen.

1. Menü → Import → Kundendaten
2. Quelldatei auswählen (CSV-Format)
3. Feldzuordnung prüfen (Name → Name, PLZ → PLZ, etc.)
4. Vorschau prüfen
5. Import starten

Unterstützte Felder: Name, Vorname, Firma, Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail, Kundentyp

Häufige Probleme:

• Import bricht mit Fehlermeldung ab: Ein Pflichtfeld (z. B. Name oder PLZ) ist in der CSV-Datei leer. Vorschau vor dem Import nutzen, um fehlende Werte zu identifizieren.
• Doppelte Kunden entstehen: VINOPro prüft beim Import anhand der Kundennummer auf Duplikate. Fehlt die Kundennummer in der CSV-Datei, wird immer ein neuer Datensatz angelegt.

Wägedaten-Import (Traubenannahme)

Zweck: Gewichtsdaten von der Traubenwaage automatisch übernehmen.

1. Im Traubengeld-Programm: Import → Wägedaten
2. Datei von der Waage auswählen (CSV)
3. Zuordnung prüfen (Erzeuger, Rebsorte, Gewicht, Oechsle)
4. Import bestätigen

Voraussetzung: Die Waage muss CSV-Export unterstützen; das Format wird in der Konfiguration hinterlegt.

Häufige Probleme:

• Unbekannte Erzeuger-Nummer: Der Erzeuger muss zuerst im Traubengeld-Programm angelegt sein.
• Oechsle-Wert außerhalb des Plausibilitätsbereichs: Manuelle Freigabe ist dann erforderlich.

WineOffice-Datenübernahme

Zweck: Einmalige Migration aus dem Vorgängersystem WineOffice.

1. Separates Konvertierungsprogramm starten: CONVWINEOFFICE.exe
2. WineOffice-Datenbankpfad angeben
3. Ziel-VINOPro-Datenbank angeben
4. Konvertierung starten

Übernommene Daten: Kunden, Artikel, Weine, historische Aufträge

Shop-Anbindung

Shopware 6

Zweck: Bestellungen aus dem Online-Shop automatisch in VINOPro übernehmen.

Funktionen:

• Bestellimport: Shop-Bestellungen → VINOPro-Aufträge
• Bestandssync: Lagerbestände VINOPro → Shop (verfügbare Menge)
• Kundensync: Neue Shop-Kunden → VINOPro-Kundenstamm

Einrichtung:

1. Shopware Admin → Einstellungen → System → Integrationen → neue Integration anlegen
2. Client-ID und Client-Secret notieren
3. VINOPro → Verwaltung → Shop-Schnittstelle → Shopware 6
4. API-URL, Client-ID, Client-Secret eintragen
5. Verbindung testen

Häufige Probleme:

• Verbindung schlägt fehl: API-Schlüssel abgelaufen oder IP-Beschränkung aktiv. Schlüssel neu erstellen und IP-Whitelist prüfen.
• Artikel nicht zugeordnet: Artikelnummer im Shop muss mit VINOPro-Artikelnummer übereinstimmen.

WooCommerce

Zweck: Wie Shopware, aber für WordPress/WooCommerce-Shops.

Einrichtung:

1. WooCommerce → Einstellungen → Erweitert → REST API → Schlüssel erstellen
2. Consumer Key und Consumer Secret notieren
3. VINOPro → Verwaltung → Shop-Schnittstelle → WooCommerce
4. Shop-URL, Consumer Key, Consumer Secret eintragen
5. Verbindung testen

Häufige Probleme:

• Verbindung schlägt fehl: Consumer Key oder Secret falsch kopiert (kein führendes/abschließendes Leerzeichen). Bei Verlust neu erstellen.
• Bestandssync aktualisiert den Shop nicht: Prüfen, ob „Bestandssync" in der VINOPro-Konfiguration aktiviert ist.

Tipps

• Regelmäßig exportieren — Monatlicher DATEV-Export reduziert Fehlersuche
• Vor Import sichern — Immer ein Backup vor größeren Datenimporten
• Shop-Bestellungen zeitnah abrufen — Täglicher Abruf vermeidet Verzug
• Exportdateien aufbewahren — Für Rückfragen des Steuerberaters