Finanzen & Mahnwesen

Offene Posten, Zahlungseingänge und DATEV-Export in VinoPro — Monatsabschluss, 3-stufiges Mahnverfahren und FIBU-Schnittstelle.

Zweck

Verwaltung offener Posten, Zahlungseingänge und Mahnwesen – sowie Übergabe der Buchungsdaten an die Buchhaltung (DATEV, Lexware, Sage u. a.).

Voraussetzungen / Stammdaten

• Rechnungen werden automatisch aus der Auftragserfassung erzeugt (→ Verkauf)
• Mahngebühren und Verzugszinsen pro Mahnstufe unter Verwaltung → Programmsteuerung einstellen
• FIBU-Format und Kontenrahmen unter Verwaltung → FIBU-Schnittstelle einmalig konfigurieren (SKR03 / SKR04)

Funktionen

• Offene-Posten-Übersicht (alle unbezahlten Rechnungen)
• Zahlungseingänge erfassen (Voll- und Teilzahlung)
• 3-stufiges Mahnverfahren
• Buchungsjournal prüfen
• FIBU-Export (DATEV, Lexware, Sage, Addison, SAP)
• Jahresabschluss

Typische Abläufe

Monatsabschluss

1. Finanzen → Zahlungseingänge: Kontoauszug durcharbeiten, eingegangene Zahlungen verbuchen
2. Finanzen → Offene Posten: Überblick über noch ausstehende Beträge
3. Finanzen → Mahnwesen: Mahnvorschlag erstellen lassen, Mahnungen drucken / versenden
4. Finanzen → FIBU-Schnittstelle: DATEV-Export erzeugen und an Steuerberater übergeben

Zahlungseingang erfassen

1. Finanzen → Zahlungseingänge öffnen
2. Kunden auswählen – offene Rechnungen werden angezeigt
3. Betrag zuordnen (Voll- oder Teilzahlung)
4. Speichern – der offene Posten wird ausgeglichen

Mahnlauf durchführen

VINOPro arbeitet mit einem 3-stufigen Mahnverfahren:

Ablauf:

1. Finanzen → Mahnwesen öffnen
2. Mahnvorschlag erstellen lassen – VINOPro berechnet automatisch, welche Rechnungen fällig sind und welche Mahnstufe angebracht ist
3. Vorschläge prüfen – einzelne Kunden aus dem Lauf ausschließen (z. B. bei bekannten Zahlungsvereinbarungen)
4. Mahnungen drucken (oder als PDF exportieren)
5. Mahnstufen werden für die betroffenen Rechnungen gespeichert

FIBU-Export (DATEV / Steuerberater)

1. Finanzen → FIBU-Schnittstelle öffnen
2. Exportformat wählen (DATEV, Lexware, Sage, Addison, SAP)
3. Zeitraum auswählen (Monat / Quartal)
4. Kontenrahmen prüfen (SKR03 / SKR04)
5. Export starten – Datei wird im konfigurierten Exportverzeichnis erzeugt

Exportierte Daten:

• Ausgangsrechnungen (Erlösbuchungen)
• Zahlungseingänge
• Erlöskonten und MwSt-Schlüssel

Häufige Fragen

Was zeigt die Offene-Posten-Liste? Alle unbezahlten Rechnungen mit Kunde, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und Überfälligkeitsstatus. Filterbar nach Zeitraum, Kunde oder Mahnstufe.

Wie konfiguriere ich Mahngebühren und Zinsen? Unter Verwaltung → Programmsteuerung pro Mahnstufe einstellen. Die Werte gelten global für alle Mahnläufe.

Welches FIBU-Format braucht mein Steuerberater? In der Regel DATEV (XML / CSV). VINOPro unterstützt: DATEV, Lexware, Sage, Addison, SAP. Format unter Verwaltung → FIBU-Schnittstelle einstellen.

Wie lange dauert der Jahresabschluss? Bei größeren Datenmengen mehrere Minuten. Empfehlung: außerhalb der Kernarbeitszeit durchführen. Vorher Datensicherung erstellen.

Berichte & Druckausgaben