Verkauf & Auftragserfassung

Kundenaufträge in VinoPro erfassen und bearbeiten — vom Auftrag über Lieferschein bis zur bezahlten Rechnung.

Zweck

Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung – einschließlich Direktverkauf an der Kasse.

Voraussetzungen / Stammdaten

• Kunden mit Preisgruppe und Zahlungsbedingungen angelegt (→ Kundenverwaltung)
• Artikel mit Preislisten gepflegt (→ Artikelverwaltung)
• Für Shop-Bestellungen: Shop-Anbindung unter Verwaltung → Firmenstammdaten → Shop-Anbindung konfiguriert

Funktionen

Auftragserfassung:

• Positionen aus Artikelstamm übernehmen
• Freipositionen (Textpositionen) einfügen
• Individuelle Preise / Rabatte je Position
• Textbausteine einfügen (Kopf-/Fußtext)
• Auftragsstatus verfolgen
• Teillieferung möglich
• Auftrag kopieren (Wiederholungsbestellung)
• Shop-Bestellungen (Shopware / WooCommerce) importieren

Auftragsstatus – Bedeutung und Übergänge

Typische Abläufe

Auftrag erfassen

1. Aufträge → Auftragserfassung öffnen
2. Kunden suchen und auswählen (Konditionen werden automatisch übernommen)
3. F3 drücken für neue Position → Artikel aus Stamm auswählen, Menge eingeben
4. Preis und Rabatt prüfen (werden aus Kundenkonditionen vorbelegt)
5. Ggf. Textpositionen oder Textbausteine einfügen
6. F2 drücken (Speichern)
7. Dokument drucken: Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung

Teillieferung erfassen

In der Auftragsbearbeitung pro Position eine abweichende Liefermenge eintragen. Der Restbestand bleibt als offene Bestellmenge erhalten und wird bei der nächsten Lieferung automatisch berücksichtigt.

Auftrag kopieren (Stammkunde / Wiederholungsbestellung)

Bestehenden Auftrag des Kunden öffnen → Auftrag kopieren wählen → Mengen und Positionen anpassen → F2 speichern.

Rechnung stornieren

Auftrag in der Auftragsübersicht öffnen → Storno/Gutschrift wählen. Eine Stornobuchung wird automatisch erzeugt und der offene Posten ausgeglichen.

Mehrere Rechnungen / Lieferscheine auf einmal drucken (Stapeldruck)

Druck → Stapeldruck aufrufen → Zeitraum oder Tour wählen → alle noch nicht gedruckten Belege werden auf einmal ausgegeben.

Versandtag (Weinversand per Paket)

1. Auftragsübersicht: offene Aufträge prüfen, fertige zur Lieferung markieren
2. Stapeldruck: Lieferscheine für alle heutigen Sendungen drucken
3. DHL-Versand: Labels erzeugen, Sendungsnummern werden automatisch gespeichert
4. Pakete fertig machen und bekleben
5. Stapeldruck → Rechnungen: Rechnungen drucken oder als PDF per E-Mail versenden

Online-Shop-Bestellungen importieren

1. Aufträge → Shop-Bestellungen abrufen (manuell) oder per konfiguriertem Zeitplan
2. Bestellungen werden als neue Aufträge angelegt, Kunden werden automatisch zugeordnet oder neu erstellt

Häufige Fragen

Kann ich Positionen aus früheren Aufträgen übernehmen? Ja. In der Auftragserfassung können Positionen aus dem Artikelstamm oder aus früheren Aufträgen des Kunden kopiert werden.

Hinweis EC-Karte: VINOPro besitzt kein integriertes EC-Terminal. Die EC-Zahlung wird manuell im System als Zahlart „EC" gebucht; das eigentliche Terminal läuft separat.

Werden Lagerbestände an den Shop zurückgemeldet? Ja, wenn bidirektionale Synchronisation eingerichtet ist: Bestellimport und Bestandsabgleich (Artikelmengen aus VINOPro → Shop).

Berichte & Druckausgaben

• Auftragsbestätigung
• Lieferschein (Begleitpapier)
• Rechnung
• Storno / Gutschrift
• Kassenabrechnung (Tagesabschluss)
• PDF-Export von Rechnungen