Häufige Fragen

VINOPro ist eine speziell für Weingüter, Winzergenossenschaften und Kellereien entwickelte ERP-Software. Sie vereint Kundenverwaltung, Auftragserfassung, Kellerbuchführung, Tourenplanung, Versand und Finanzbuchhaltung in einer einzigen Lösung – zugeschnitten auf die Anforderungen der Weinbranche.

VINOPro eignet sich für Weingüter jeder Größe – vom kleinen Familienbetrieb mit Hofverkauf bis zum großen Erzeuger mit Handel, Gastronomie und Online-Shop. Auch Winzergenossenschaften nutzen VINOPro für die Traubengeldabrechnung und Mitgliederverwaltung.

VINOPro besteht aus folgenden Kernmodulen:

• Kundenverwaltung – Adressen, Kontakthistorie, Selektionen & Mailings
• Artikelverwaltung – Weine, Preislisten, Staffelpreise
• Auftragserfassung – Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen
• Barverkauf / Kasse – Hofverkauf mit Sofortrechnung
• Kellerbuch – EU-konforme Weinbuchführung
• Tourenplanung – Routenoptimierung und Frachtlisten
• DHL-Versand – Label-Erstellung und Sendungsverfolgung
• Mahnwesen – Offene Posten und automatisiertes Mahnverfahren
• FIBU-Export – DATEV, Lexware, Sage u. a.
• Shop-Anbindung – Shopware 6 & WooCommerce

Ja. VINOPro unterstützt ein Mandantenkonzept: Jeder Mandant ist ein eigenständiger Betrieb mit eigenen Kunden, Artikeln und Aufträgen. So können z. B. ein Weingut und ein Sektgut getrennt geführt werden, ohne zwei Installationen zu benötigen.

VINOPro unterstützt beliebig viele Preislisten (z. B. Endkunde, Handel, Gastronomie). Jedem Kunden wird über seine Konditionen eine Preisliste zugeordnet. Zusätzlich können pro Artikel Staffelpreise (Mengenrabatte) definiert werden, die automatisch bei der Auftragserfassung greifen.

Der Workflow ist durchgängig: Kunde auswählen → Positionen erfassen → Konditionen prüfen → Speichern → Dokumente drucken. Aus einem Auftrag können direkt Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung erzeugt werden. Auch Teillieferungen und Nachlieferungen werden unterstützt.

Ja. Das Modul Barverkauf/Kasse ermöglicht schnelle Hofverkäufe per Schnellsuche oder Barcode-Scanner. Zahlart (Bar/EC) wählen, Sofortrechnung drucken – fertig. Am Tagesende liefert der Kassenabschluss eine Übersicht aller Barbuchungen.

Den betreffenden Auftrag in der Auftragsübersicht öffnen und Storno/Gutschrift wählen. Eine Stornobuchung wird automatisch erzeugt und der offene Posten im Mahnwesen ausgeglichen.

In der Auftragsbearbeitung pro Position eine abweichende Liefermenge eintragen. Der Restbestand bleibt als offene Bestellmenge erhalten und wird bei der nächsten Lieferung automatisch berücksichtigt.

Wird der Tagesabschluss vergessen, lassen sich die Barbuchungen nachträglich nicht mehr einem einzelnen Tag zuordnen. Den Tagesabschluss daher immer am Abend durchführen, bevor das Programm geschlossen wird: Aufträge → Barverkauf/Kasse → Tagesabschluss aufrufen und den Kassenbericht drucken.

Ja. Das integrierte Kellerbuch dokumentiert alle weinbaulichen Vorgänge gemäß EU-Verordnung: Traubenannahme, Abfüllung, Verschnitt, Behandlung, Umlagerung und Abgang. Die Behälterverwaltung zeigt jederzeit den aktuellen Füllstand aller Tanks und Fässer.

Das Kellerbuch dokumentiert alle Vorgänge an Gebinden (Tanks, Fässer) – von der Traube bis zur Abfüllung. Das Flaschenbuch beginnt ab der Abfüllung und verfolgt Flaschenbestände bis zum Verkauf. Beide zusammen bilden die lückenlose Rückverfolgbarkeit ab.

Laut EU-Weinbuchführungsverordnung (VO (EG) Nr. 436/2009) sind alle mengenverändernden Vorgänge pflichtmäßig zu dokumentieren: Zugang/Traubenannahme, Abfüllung, Verschnitt/Cuvée, Behandlung (z. B. SO₂-Zugabe), Umlagerung und Abgang. VINOPro bietet für jeden dieser Vorgangstypen einen eigenen Erfassungsbereich – die Vollständigkeit der Einträge liegt in der Verantwortung des Betriebs.

Wägedaten können direkt aus VINO Traubengeld ins Kellerbuch übergeben werden. Alternativ lassen sie sich manuell als Vorgang „Zugang" erfassen. Beide Wege erzeugen denselben Kellerbucheintrag.

Ja. Kellerbuch-Abgänge – insbesondere Abfüllungen – aktualisieren den Lagerbestand in der Artikelverwaltung automatisch. Ein manueller Abgleich ist nicht notwendig.

VINOPro ist direkt an die DHL Paket DE REST-Schnittstelle angebunden. Versandlabels werden aus dem Auftrag heraus mit einem Klick erzeugt – Adressdaten werden automatisch übernommen. Die Sendungsnummer wird am Auftrag gespeichert und ermöglicht die Sendungsverfolgung per Link.

Kunden werden über Tourcodes nach Liefergebiet gruppiert. In der Tourenplanung weisen Sie offene Lieferscheine einer Tour zu, legen die Reihenfolge fest und drucken die Frachtliste. Die Adressen können auch für Navigationsgeräte exportiert werden.

Ja. VINOPro unterstützt Shopware 6 und WooCommerce. Online-Bestellungen werden automatisch als Aufträge importiert, Kunden werden zugeordnet oder neu angelegt. Optional können Lagerbestände bidirektional synchronisiert werden, sodass Ihr Shop immer aktuelle Verfügbarkeiten zeigt.

VINOPro exportiert Buchungsdaten in allen gängigen Formaten: DATEV (XML/CSV), Lexware, Sage, Addison und SAP. Der Export umfasst Ausgangsrechnungen, Zahlungseingänge sowie Erlöskonten und MwSt-Schlüssel. So erhält Ihr Steuerberater die Daten im gewünschten Format.

Ja. VINOPro bietet ein 3-stufiges Mahnverfahren mit konfigurierbaren Texten, Gebühren und Zinsberechnung. Mahnvorschläge werden automatisch anhand der Fälligkeit erstellt. Sie prüfen die Vorschläge, können einzelne Kunden ausschließen, und versenden die Mahnungen per Druck oder PDF.

Die Offene-Posten-Liste zeigt alle unbezahlten Rechnungen mit Kunde, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und Überfälligkeitsstatus. Sie ist filterbar nach Zeitraum, Kunde oder Mahnstufe und gibt damit einen vollständigen Überblick über ausstehende Forderungen.

In der Regel DATEV (XML oder CSV). VINOPro unterstützt die Formate DATEV, Lexware, Sage, Addison und SAP. Das gewünschte Format wird einmalig unter Verwaltung → FIBU-Schnittstelle eingestellt. Im Zweifel beim Steuerberater nachfragen, welches Format er bevorzugt.

Der Jahresabschluss wird unter Finanzen → Jahresabschluss durchgeführt. Bei größeren Datenmengen kann der Vorgang mehrere Minuten dauern. Empfehlung: den Abschluss außerhalb der Kernarbeitszeit starten und vorher eine Datensicherung erstellen.

Über das Modul Selektionen & Mailings definieren Sie Filterkriterien wie Kundentyp, PLZ-Bereich, letzter Einkauf oder Umsatz. Das Ergebnis kann direkt für Serienbriefe exportiert werden – ideal für Einladungen zu Weinproben, saisonale Angebote oder Newsletter.

VINO Traubengeld ist ein eigenständiges Zusatzprogramm für Erzeugergemeinschaften und Genossenschaften. Es verwaltet die Traubenannahme im Herbst (Wägedaten, Oechsle, Säure) und berechnet die Auszahlung an die Erzeuger nach konfigurierbaren Qualitäts- und Sortenregeln.

Ja. VINOPro bietet einen CSV-Import für Kundendaten und ein Konvertierungsprogramm für die Übernahme aus WineOffice (Kunden, Artikel, Weine, historische Aufträge). Bei anderen Vorsystemen unterstützen wir Sie individuell bei der Migration.

Unter Verwaltung → Datensicherung sichern Sie alle Datenbanken auf ein externes Laufwerk oder Netzwerkpfad – in der Regel dauert das nur wenige Minuten. Wir empfehlen eine tägliche Sicherung. Die Rücksicherung ist ebenso einfach über das Menü erreichbar.

VINOPro läuft auf Windows-PCs (ab Windows 10) und nutzt eine Firebird-Datenbank. Für den Netzwerkbetrieb genügt ein einfacher Windows-Server oder NAS als Datenbankhost. Die Installation ist unkompliziert – wir begleiten Sie bei der Einrichtung.

Im Kundenstamm den Reiter Offene Posten aufrufen oder unter Finanzen → Offene Posten nach dem gewünschten Kunden filtern. Dort sind alle unbezahlten Rechnungen mit Betrag und Fälligkeitsdatum aufgelistet.

Unter Druck → Kundenlisten die gewünschte Adressliste auswählen und als CSV oder Druckausgabe exportieren. Die CSV-Datei lässt sich direkt in Word oder LibreOffice für Serienbriefe verwenden.

Der Kundentyp (z. B. Privatkunde, Händler, Gastronom) steuert die zugewiesene Preisgruppe und damit die gültige Preisliste bei Auftragserfassung. Darüber hinaus beeinflusst er die Darstellung in Umsatzauswertungen (z. B. Handelskunden vs. Privatkunden) und die Verfügbarkeit bei Selektionen für Mailings.

VINOPro bietet folgende Kundenberichte:

• Kundenliste – Adresslisten nach verschiedenen Kriterien
• Umsatzliste – Umsatz je Kunde in einem wählbaren Zeitraum
• Adressetiketten – Versandetiketten für Mailings
• Selektionsergebnis – CSV-Export für Serienbriefe

Die Berechnung erfolgt nach konfigurierbaren Regeln: Menge × Qualitätsbonus (Oechsle-abhängig) × Sortenfaktor. Die Abrechnungsregeln werden einmalig pro Saison unter Verwaltung → Abrechnungsregeln hinterlegt. Das Ergebnis ist eine Auszahlungsliste je Erzeuger.

Ja. Die Waagen-Integration ist optional. Wägedaten können vollständig manuell in VINO Traubengeld eingegeben werden. Die Plausibilitätsprüfung und die Abrechnung funktionieren in beiden Fällen identisch.

Unter Abrechnung → Auszahlungsliste den SEPA-Export wählen. Die erzeugte XML-Datei kann direkt im Online-Banking importiert und als Sammelüberweisung an die Erzeuger veranlasst werden.